项目包含大量信息、文档和数据。每个项目经理都面临着寻找合适的工具和技术来处理所有这些知识的相同挑战。如果没有合适的软件来组织所有项目信息，项目可能会偏离轨道，因此项目经理使用项目管理软件来更有效地规划、监控和执行其项目可交付成果，而不会被数据淹没。那么项目管理软件的功能和作用有哪些呢？

项目管理软件的作用

1.预算管理

这是灵活且多功能的软件系统的另一个好处，特别是对于必须密切关注项目成本并确保其不会失控的管理人员而言。通过掌握哪些员工做了什么以及花了多少时间的实际可量化证据，预算控制人员可以实时查看成本并确定哪些地方花费了过多的钱。

反过来，这可以为未来的决策提供信息，使管理者能够在必要时做出调整或以不同的方式分配时间。使用可靠的项目管理工具的更微妙的好处之一是财务责任的重要性，当重点仅放在项目本身时，这一点经常被忽视。用户可以有效地管理手头的每一个资源。在任何项目的过程中，偏离轨道的可能性都非常高。

项目管理软件可以帮助经理防止这种情况发生，因为它可以让他们实时跟踪一切并防止项目成本飙升。

2、方便优化项目流程

一个项目通常需要市场部、技术部、财务部、人力资源部、行政部等部门的配合才能完成。这时，一个完整的项目流程制定就显得非常重要。

3. 问责制和透明度

当使用项目管理工具时，活动和进度会向所有需要访问它们的人公开。这促进了透明度。此外，通过监控团队成员的报告和行动，可以更频繁地追究他们的责任。这鼓励他们按时完成项目。

4. 文件共享

在项目中使用管理工具时，文件分发非常容易。项目管理工具具有共享和下载文件的功能。安全访问和共享重要文档非常重要。专业人士一直在使用共享驱动器，但使用项目管理软件是更实用的选择。项目管理工具提供基于云的存储，用户可以轻松地进行更改、留下反馈和评论。这些程序还保留更改日志，以确保团队内的项目透明度。

5. 风险缓解

项目风险管理是识别、分析和应对项目生命周期中出现的任何风险的过程，以帮助项目保持正轨并实现其目标。风险管理不仅仅是被动的，而且是被动的。它应该成为规划过程的一部分，以确定项目中可能发生哪些风险以及如果确实发生如何控制该风险。但为了更好地控制项目风险，需要项目管理软件。

良好的管理软件提供洞察力和定性解决方案，将有助于降低风险及其影响。

6. 提高生产力

项目管理软件的另一个主要优点是它优化了决策过程并提高了生产力。由于所有重要细节都可以在一处找到，因此始终可以在最短的时间内做出明智的决定。

识别潜在的瓶颈并实施有效的解决方案是优秀管理者的品质。使用项目管理软件，管理人员可以增强风险缓解策略，并利用手头的所有资源部署有效的对策。这提高了团队的整体效率，并允许管理者以有效的方式分配可用资源。

有些事情可以让生活变得更轻松。项目管理绝对是这样。您将获得您甚至不知道自己需要的新功能和工具。所有这些都保证能够改善工作和团队沟通，而不是减慢速度。

7. 项目规划/进度安排

使用甘特图和其他管理工具等工具可以使项目规划变得非常容易。该软件提供了一种简化、系统的项目规划方法，有助于实现项目目标。

如果说企业从多年的项目管理中学到了什么的话，那就是花在项目规划上的大部分时间都被浪费了。但事情不一定非得这样。项目管理软件已经先进，可以准确预测项目何时完成，捕获成本、范围和进度等约束。

先进项目管理解决方案的主要优点是项目规划和调度的自动化。这样的平台不仅可以帮助项目专家为其项目奠定坚实的基础，而且还提供了在执行之前识别里程碑、关键可交付成果和角色的工具。他们将使计划保持最新状态，并帮助跟踪基线的进展情况。

8. 与客户的沟通

使用管理工具的好处越来越大。这些应用程序具有允许客户访问项目进度的功能。项目管理软件为内部团队、外部客户和其他利益相关者开发了一个关于任务和项目的沟通渠道。例如，文档共享，无论是在工具内还是在集成系统内，都使人们能够找到全面的信息，从而实现透明度和沟通。

除了内部沟通之外，公司还应该能够与同一地点的客户和供应商进行交谈和协作。使用项目管理软件，他们可以让客户登录并仅查看与他们相关的项目数据。这样，客户就可以在一个地方提供直接反馈、进行编辑和审查项目进度。有了基于云的在线软件，这样的传奇就不需要发生了。客户可以轻松访问工作委员会并查看进度；然后，他们可以提供反馈并在相关区域进行编辑—— 他们所需要的只是密码和用户名。总的来说，这可以更有效地利用您和您客户的时间。

9. 监控时间表

项目有截止日期，具体项目任务也有截止日期。在管理软件的帮助下，项目经理可以很容易地知道项目是否以正确的速度进展，或者是否需要动力来满足它。

10. 资源分配

虽然资源分配是项目管理中的一个棘手部分，但在技术的帮助下，资源分配变得很容易。在项目管理工具的帮助下，您将更好、更早地知道将资源分配到哪里。

经验丰富的项目经理知道，要成功交付项目，他们需要有效的资源管理策略，以使团队保持最佳状态，而不会过度预订工作，反之亦然。资源规划的重要性不应被低估，因为它鼓励更健康的工作标准。项目和资源管理工具最适合发现资源瓶颈，并深入了解何时向团队添加更多人员，因为下面的热图提供了跨资源组合的工作负载的可见性。

综上所述

在一个以现代技术为基础的世界中，对项目管理软件的需求怎么强调都不为过。显然，使用管理工具肯定会给产品带来好处。

总而言之，所有这些好处可以大规模地改变业务运营。如果没有项目管理软件的好处，以项目为中心的公司将始终难以同时满足三个约束：—— 预算、范围和质量。

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